Systemy zarządzania treścią (CMS, z ang. Content Management System) to oprogramowanie umożliwiające tworzenie, edytowanie oraz publikowanie treści na stronach internetowych bez konieczności posiadania zaawansowanej wiedzy programistycznej. CMS pozwala na zarządzanie strukturą strony, dodawanie nowych funkcjonalności oraz integrację z innymi systemami informatycznymi. Przykładami popularnych systemów CMS są WordPress, Joomla, Drupal, które należą do grupy platform otwartoźródłowych. Niektórzy dostawcy witryn internetowych, również w obszarze administracji publicznej, oferują także wdrażanie stron www w oparciu o tzw. „własne CMSy”. W tym artykule przeczytasz o wadach i zaletach tych dwóch przeciwstawnych podejść i o tym, dlaczego wybór technologii dla witryn internetowych jednostek administracji publicznej jest kluczowy.
Do czego służą systemy zarządzania treścią (CMS)?
Systemy zarządzania treścią służą przede wszystkim do ułatwienia publikacji i zarządzania treściami na stronach internetowych. Wśród podstawowych zastosowań CMS można wymienić:
- Tworzenie i edycja stron internetowych – umożliwiają łatwe dodawanie, modyfikowanie i usuwanie treści.
- Zarządzanie mediami – integracja z bibliotekami zdjęć, wideo i dokumentów.
- Optymalizacja SEO – wspomagają optymalizację treści pod kątem wyszukiwarek internetowych.
- Kontrola dostępu – umożliwiają nadawanie uprawnień różnym użytkownikom.
- Integracja z innymi systemami – pozwalają na łączenie zewnętrznych aplikacji, jak systemy CRM, ERP czy platformy e-commerce.
Systemy zarządzania treścią znajdują szerokie zastosowanie w urzędach miast i gmin, pełniąc różnorodne funkcje:
- Tworzenie portali informacyjnych – centralne miejsce dla mieszkańców, turystów i przedsiębiorców, gdzie znajdą aktualne informacje i usługi.
- Zarządzanie wiedzą – gromadzenie i udostępnianie dokumentacji, regulacji oraz innych istotnych materiałów.
- Chatboty – interaktywne narzędzia wspierające obsługę obywateli, odpowiadające na często zadawane pytania.
- Treści korporacyjne w intranecie – wewnętrzne portale dostępne tylko dla pracowników urzędu, umożliwiające zarządzanie projektami, komunikację i wymianę informacji.
Wymagania stawiane CMS-om ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki JST
W kontekście jednostek samorządu terytorialnego (JST), systemy CMS muszą spełniać szereg specyficznych wymagań, aby skutecznie wspierać codzienne funkcjonowanie urzędów miast i gmin. Poniżej wymieniamy te, na które naszym zdaniem warto zwrócić największą uwagę.
Duża zmienność treści – potrzeba łatwego modyfikowania zawartości witryny
W urzędach miast i gmin nowe treści na witrynach internetowych pojawiają się niemal codziennie. Publikowane są one przez pracowników różnych wydziałów, którzy często nie są specjalistami w dziedzinie technologii cyfrowych. Dlatego CMS musi być intuicyjny i łatwy w obsłudze, szczególnie w obszarze podstawowego tworzenia, modyfikowania i publikowania treści. Prosty i intuicyjny interfejs użytkownika, możliwość edycji treści w trybie WYSIWYG (what you see is what you get) oraz wsparcie w postaci szablonów i automatyzacji procesów są kluczowe.
Różnorodność odbiorców (mieszkańcy, turyści, przedsiębiorcy) – potrzeba rozbudowanego systemu nawigacji
Strony internetowe urzędów miast i gmin muszą być dostosowane do różnych grup odbiorców, takich jak mieszkańcy, turyści czy przedsiębiorcy. Każda z tych grup ma inne potrzeby informacyjne i nawigacyjne. Dlatego ważne jest, aby CMS wspierał zaawansowane mechanizmy nawigacyjne, takie jak sticky menu, dropdown menu, mega menu, breadcrumbs oraz boczne panele nawigacyjne. Umożliwia to użytkownikom szybkie i intuicyjne odnalezienie potrzebnych informacji.
Odporność na nieuprawnione modyfikacje treści – bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo jest kluczowym aspektem systemów CMS w urzędach miast i gmin. Niezbędne są skuteczne mechanizmy zabezpieczeń, w tym:
- Autentykacja i autoryzacja – w tym wieloskładnikowa, zapewniająca, że tylko uprawnieni użytkownicy mają dostęp do systemu.
- Rejestrowanie nieudanych prób logowania – oraz inne mechanizmy monitorowania bezpieczeństwa.
- Ograniczenia w liczbie nieudanych logowań – aby zapobiec atakom brute force.
- Regularne aktualizacje – i łatanie luk w zabezpieczeniach, co jest możliwe dzięki aktywnej społeczności deweloperów.
Mnogość obsługiwanych jednostek podległych urzędom miast i gmin – elastyczny system uprawnień do modyfikacji i publikacji treści
Urzędy miast i gmin często zarządzają wieloma jednostkami podległymi, z których każda może potrzebować oddzielnej podstrony na osobnej poddomenie. Dlatego system uprawnień w CMS musi być elastyczny i umożliwiać rozdzielenie uprawnień do poszczególnych witryn oraz łatwe zarządzanie nimi z jednego miejsca. Jednolity system uprawnień pozwala na centralne zarządzanie, a jednocześnie umożliwia poszczególnym jednostkom samodzielne modyfikowanie swoich podstron.
Składnik dużo większego ekosystemu informacyjnego urzędu – otwartość i możliwości integracyjne (w tym udostępnianie API)
Witryny internetowe urzędów miast i gmin są częścią większego ekosystemu informacyjnego. Muszą być w stanie integrować się z innymi systemami używanymi w urzędach, takimi jak systemy zarządzania dokumentami, bazy danych czy aplikacje mobilne. Niezbędne są więc możliwości integracyjne, takie jak udostępnianie API (np. REST API), które umożliwiają wymianę danych pomiędzy różnymi systemami i aplikacjami.
Skuteczna obecność w wynikach wyszukiwarek internetowych – wsparcie i optymalizacja SEO (search engine optimization)
Dobre pozycjonowanie w wyszukiwarkach internetowych jest kluczowe dla widoczności stron urzędów miast i gmin. CMS powinien wspierać optymalizację SEO poprzez:
- Automatyczne generowanie metadanych – takich jak tytuły, opisy i tagi.
- Łatwe tworzenie przyjaznych URL-i.
- Wsparcie dla schema.org – umożliwiające lepsze zrozumienie treści przez wyszukiwarki.
- Optymalizację wydajności strony – szybsze ładowanie stron wpływa na lepsze pozycjonowanie.
Możliwość instalacji w hostingu, własnej serwerowni oraz chmurze – elastyczność wdrażania
Elastyczność w zakresie wdrażania systemu CMS jest kluczowa. CMS powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby można go było zainstalować zarówno na serwerach lokalnych (własna serwerownia), jak i w chmurze (publicznej lub prywatnej). Nawet jeśli początkowo instytucja decyduje się na skorzystanie z globalnej usługi hostingowej, system powinien umożliwiać późniejsze przeniesienie do innej infrastruktury bez większych problemów.
Poprawki błędów i łatanie luk w bezpieczeństwie – duża społeczność uczestnicząca w rozwoju danej platformy
Duża i aktywna społeczność deweloperów i użytkowników jest niezwykle cenna, zwłaszcza w przypadku platform otwartoźródłowych. Taka społeczność nie tylko przyczynia się do szybkiego wykrywania i naprawiania błędów, ale również do rozwijania nowych funkcji i poprawy bezpieczeństwa systemu. Regularne aktualizacje i poprawki zapewniają, że system CMS pozostaje bezpieczny i funkcjonalny.
Autorskie rozwiązania dostawcy, CMS jako usługa czy platforma otwartoźródłowa?
Wybór pomiędzy autorskim rozwiązaniem dostawcy, CMS-em jako usługą (SaaS), a platformą otwartoźródłową zależy od specyficznych potrzeb i zasobów urzędu. Poniżej omawiamy zalety i wady każdego z tych podejść w kontekście opisanych wcześniej wymagań oraz w tabelce podsumowujemy możliwości jakie dają poszczególne kategorie systemów CMS w kontekście spełnialności wyżej określonych wymagań.
| Rozwiązania autorskie | CMS jako usługa (SaaS) | Platformy otwartoźródłowe | |
| Łatwość modyfikacji treści | ★★ | ★★★ | ★★★ |
| Rozbudowany system nawigacji | ★ | ★★ | ★★★ |
| Bezpieczeństwo | ★ | ★★★ | ★★★ |
| Elastyczny system uprawnień | ★ | ★★ | ★★★ |
| Możliwości integracyjne (API) | ★ | ★★ | ★★★ |
| Wsparcie i optymalizacja SEO | ★ | ★★★ | ★★★ |
| Elastyczność wdrażania | ★★ | ★ | ★★★ |
| Poprawki i aktualizacje | ★ | ★★★ | ★★★ |
Autorskie rozwiązania dostawcy
Zalety:
- Szybkie i łatwe wdrożenie witryny.
- Dedykowane wsparcie techniczne.
Wady:
- Ograniczona elastyczność i możliwość integracji oraz rozwoju funkcjonalnego.
- Wysokie koszty wdrożenia i utrzymania.
- Potencjalne problemy z bezpieczeństwem witryny.
- Uzależnienie (również na przyszłość) od danego dostawcy (tzw. vendor lock-in).
CMS jako usługa (SaaS)
Zalety:
- Szybkie wdrożenie i niskie koszty początkowe.
- Łatwość obsługi procesu publikowania.
- Wysokie standardy bezpieczeństwa.
Wady:
- Ograniczona elastyczność w dostosowaniu do specyficznych potrzeb.
- Mniejsza kontrola nad danymi i infrastrukturą.
- Potencjalne problemy z integracją z innymi systemami.
- Brak możliwości przeniesienia witryny.
Platforma otwartoźródłowa
Zalety:
- Duża elastyczność i możliwość dostosowania.
- Szeroka społeczność deweloperów i użytkowników.
- Brak kosztów licencyjnych.
- Wysokie możliwości rozbudowy i integracji.
- Częste aktualizacje w tym łatki bezpieczeństwa.
Wady:
- Wymaga większej wiedzy technicznej w trakcie projektu i wdrażania witryny.
Podsumowanie
Systemy zarządzania treścią (CMS) są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania stron internetowych urzędów miast i gmin. Muszą one spełniać szereg specyficznych wymagań, takich jak łatwość modyfikowania treści, rozbudowane systemy nawigacyjne, wysoki poziom bezpieczeństwa, elastyczny system uprawnień, możliwości integracyjne, wsparcie dla SEO, elastyczność wdrażania oraz aktywna społeczność deweloperów.
Wybór odpowiedniego CMS-a, czy to jako autorskie rozwiązanie, usługa (SaaS), czy platforma otwartoźródłowa, zależy od konkretnych potrzeb i zasobów urzędu. Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i wady, które należy dokładnie rozważyć.
Należy pamiętać, że pracownicy urzędów miast i gmin mogą nie znać się na wszystkich zawiłych zagadnieniach technicznych, a końcowy efekt wdrożenia witryny internetowej ocenia się często jedynie po tym, jak prezentuje się ona w przeglądarce internetowej – to zdecydowania za mało! Dlatego kluczowe jest wybranie dostawcy, który jest w stanie sprostać wszystkim opisanym zagadnieniom i zapewnić kompleksowe wsparcie na każdym etapie projektu.
Chciałbyś wdrożyć witrynę internetową w Twojej jednostce? Nie masz pewności czy obecna strona www Twojego urzędu spełnia wymogi bezpieczeństwa i SEO? Koniecznie zapoznaj się z naszą ofertą i umów się na bezpłatne konsultacje!
